Procedura rozpoczyna się od stwierdzenia, czy organ jest organem właściwym do wydania decyzji. Możemy zgodnie z k.p.a (art. 19) uznać, że organy administracji publicznej przestrzegają z urzędu swojej właściwości rzeczowej i miejscowej. Właściwość rzeczowa daje odpowiedź na pytanie, jaki rodzaj spraw należy do danego organu, a o właściwości miejscowej decyduje teren działania organu, przy czym właściwość miejscową ustala się w zależności od położenia nieruchomości, siedziby zakładu pracy lub miejsca zamieszkania. O wszczęciu postępowania zawiadamia się wszystkie osoby będące stronami w sprawie. Stronąjest każdy, czyjego interesu prawnego łub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek (art. 28 k.p.a.). Stronami mogą być osoby fizyczne, prawne, organizacje społeczne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.
Organ administracji publicznej sporządza z każdej czynności postępowania protokół, mający znaczenie w rozstrzygnięciu sprawy. W szczególności sporządza się protokół z:
– przyjęcia wniesionego ustnie podania,
– przesłuchania strony, świadka i biegłego,
– oględzin i ekspertyz dokonanych przy udziale przedstawiciela administracji publicznej,
– rozprawy,
– ustnego ogłoszenia decyzji i postanowienia.
W każdym stadium postępowania
W każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzenie z nich notatek i odpisów.
W celu ustalenia okoliczności istotnych do rozstrzygnięcia sprawy organ korzysta z dowodów. Jako dowód dopuszczone jest wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem, w szczególności dowodem mogą być dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny (art. 75 k.p.a.). Organ administracji publicznej ocenia na podstawie całokształtu materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona (art. 80 k.p.a.). Organ sam ocenia wiarygodność dowodów i, zgodnie z zasadą swobodnej oceny dowodów, odpowiednio je traktuje.
Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki (art. 35 k.p.a.). Sprawa prosta powinna być załatwiona bezzwłocznie. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od wszczęcia postępowania. Jeżeli organ uzna to za celowe, postępowanie administracyjne może zakończyć się rozprawą Ma to miejsce, jeżeli rozprawa zapewni przyspieszenie lub uproszczenie postępowania. Organ powinien przeprowadzić rozprawę, gdy zachodzi potrzeba uwzględnienia interesów sti‘on oraz gdy jest to potrzebne do wyjaśnienia sprawy przy udziale świadków lub biegłych albo w drodze oględzin (art. 89 k.p.a.).