W przypadku przekazywania szkoły strony przekazująca i odbierająca mogą za zgodą organu prowadzącego odstąpić od przeprowadzenia pełnej inwentaryzacji z wyceną składników majątkowych włącznie. Zamiast tego stosuje się protokoły określające ilościowy wykaz przekazywanego sprzętu lub sporządza wykaz najcenniejszych i atrakcyjnych elementów majątku szkoły (komputery, sprzęt audio-wideo, środki transportu, elektronarzędzia, dzieła sztuki itp.). Często zamiast inwentaryzacji wystarczają oświadczenia nauczycieli, opiekunów pracowni przedmiotowych i specjalistycznych, warsztatów szkolnych czy zaplecza technicznego o zgodności pozostającego w ich użytkowaniu sprzętu i pomocy ze stanem ksiąg inwentarzowych. Takie oświadczenie w zakresie pomocy naukowych i sprzętu pozostającego w dyspozycji nauczyciela może zastąpić formalną inwentaryzację i stanowić część składową protokołu zdawczo-odbiorczego. Należy jednak, pamiętając o odpowiedzialności materialnej kierownika jednostki za powierzony majątek, zdać sobie sprawę z ułomności tego typu oświadczeń. Najczęściej nauczyciel, opiekun określonej pracowni, nie jest w pełni materialnie odpowiedzialny za znajdujący się w jego użytkowaniu sprzęt i pomoce naukowe. Opieka wynika z przydziału obowiązków, jakie dyrektor nałożył na poszczególnych członków grona pedagogicznego w rocznym planie pracy lub w jego aneksie. Dyrektor przyjmujący szkołę musi zdawać sobie sprawę, że składając swój podpis pod protokołem zdawczo-odbiorczym, staje się od tego momentu osobą materialnie odpowiedzialną za majątek szkoły i odpowiada za wszystkie braki.
Spotykaliśmy się już z sytuacjami braku formalnych dokumentów przekazania szkoły, co kończyło się nieraz dochodzeniem prokuratora. W momencie powierzenia dyrektorowi stanowiska nakładamy na niego również odpowiedzialność za mienie znajdujące się w placówce. Jeżeli przejmuje on placówkę bez rozeznania stanu majątku szkoły lub bez protokołu zdawczo-odbiorczego, obciążać go będą wszystkie braki, jakie wykaże najbliższa inwentaryzacja. Może wtedy bronić się, zarzucając organowi prowadzącemu, że zaniedbał obowiązek dopilnowania, aby przekazanie szkoły odbyło się zgodnie z wszystkimi obowiązującymi przepisami. Trudno jest jednocześnie wyegzekwować od osoby, która przestaje pełnić funkcję dyrektora, odpowiedzialność materialną jeżeli od kilku czy kilkunastu dni nie ma ona wpływu na to, co dzieje się w placówce. Również w swoim dobrze pojętym interesie dotychczasowy dyrektor powinien dążyć do przekazania majątku szkoły nowemu dyrektorowi, a jeżeli jeszcze takiego nie powołano, stroną w przejmowaniu majątku szkoły powinien być organ prowadzący.
Z procedurą zdawczo-odbiorczą dyrektor szkoły ma do czynienia nie tylko w sytuacji przejmowania lub zdawania szkoły. Częściej ma to miejsce w przypadku zatrudniania nowego pracownika, np. sekretarki szkoły, kierownika administracyjnego, które to stanowiska związane są z odpowiedzialnością za środki pieniężne, druki ścisłego zarachowania (blankiety świadectw), pieczątki, akta personalne, dokumenty uczniów itp. Przekazanie stanowiska pracy powinno nastąpić na zasadzie protokołu zdawczo-odbiorczego, podpisanego w obecności dyrektora lub upoważnionego przez niego pracownika.